Ticari Defterlerin Delil Değeri ve Zayi Belgesi

Ticari defterler hangi şartlarla delil olur, ne kadar saklanır ve defterler yanar ya da çalınırsa zayi belgesi için ne yapılmalıdır?

Ticari bir alacak davasında çoğu zaman ilk incelenen delil, tarafların ticari defterleridir. Faturanın, sevk irsaliyesinin ya da ödemenin defterlere nasıl işlendiği, davanın sonucunu doğrudan belirleyebilir. Ancak defterin varlığı tek başına yeterli değildir; kanunun aradığı şartlara göre tutulmamış bir defter sahibinin lehine değil, aleyhine delil olabilir. Bu yazı, ticari defterlerin delil değerini, saklama yükümlülüğünü, defterlerin zıyaı hâlinde alınacak zayi belgesini ve elektronik defterlere ilişkin kuralları ele alıyor.

Ticari Defterler Hangi Şartlarla Delil Olur?

Hukuk Muhakemeleri Kanunu’na göre mahkeme, ticari davalarda tarafların ticari defterlerinin ibrazına kendiliğinden veya taraflardan birinin talebi üzerine karar verebilir (HMK md. 222/1). Ticari defterlerin delil olarak kabul edilebilmesi için kanuna göre eksiksiz ve usulüne uygun tutulmuş olmaları, açılış ve kapanış onaylarının yaptırılmış olması ve kayıtlarının birbirini doğrulaması gerekir (HMK md. 222/2).

Onaylara ilişkin kurallar Türk Ticaret Kanunu’nda yer alır. Fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defterinin açılış onayı kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlanmadan önce noter tarafından yapılır. Yevmiye defterinin kapanış onayı izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna, yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayı ise izleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar yaptırılmalıdır (TTK md. 64/3). Yargıtay uygulamasında da kapanış onayı süresinde yaptırılmamış defterlerin, sahibi lehine delil olarak kabul edilmediği görülmektedir.

Karşı Tarafın Defterleri ve Aleyhe Delil

Şartlara uygun tutulan defter kayıtlarının sahibi ve halefleri lehine delil olarak kabul edilebilmesi için, karşı tarafın aynı şartlara uygun tutulmuş defterlerindeki kayıtların bunlara aykırı olmaması veya karşı tarafın defterlerini ibraz etmemesi yahut kayıtların aksinin senet veya diğer kesin delillerle ispatlanmamış olması gerekir (HMK md. 222/3). 22.07.2020 tarihli 7251 sayılı Kanun’la bu fıkraya eklenen cümleye göre, karşı tarafın usulüne uygun tutulmuş defterleri ilgili konuda hiçbir kayıt içermiyorsa ticari defterler sahibi lehine delil olarak kullanılamaz. Aynı fıkra, bu şartlara uygun defterlerdeki sahibi lehine ve aleyhine olan kayıtların birbirinden ayrılamayacağını da öngörür.

Onayları eksik olan ya da kayıtları birbirini doğrulamayan defterler sahibi lehine delil olamaz; buna karşılık bu tür eksiklikler, defter kayıtlarının sahibi aleyhine delil olarak değerlendirilmesini kural olarak engellemez. Mahkemenin ibrazına karar verdiği defterleri ortaya koymaktan kaçınan tarafın bu tutumu da ispat bakımından aleyhine sonuç doğurabilir. Bu nedenle defterlerin hem düzenli tutulması hem de istendiğinde ibraz edilebilir durumda olması, yargılamada belirleyici önem taşır.

Saklama Süresi ve Zayi Belgesi

Tacir, ticari defterlerini, envanterlerini, açılış bilançolarını ve finansal tablolarını, aldığı ticari mektupların ve gönderdiklerinin kopyalarını ve muhasebe belgelerini on yıl saklamakla yükümlüdür. Süre, deftere son kaydın yapıldığı, envanterin veya finansal tabloların düzenlendiği ya da belgenin oluştuğu takvim yılının bitişiyle başlar (TTK md. 82). Vergi mevzuatındaki beş yıllık saklama süresi (VUK md. 253) ticari bakımdan bu on yıllık yükümlülüğü ortadan kaldırmaz.

Saklanması zorunlu defter ve belgeler, kanuni saklama süresi içinde yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet ya da hırsızlık sebebiyle zıyaa uğrarsa tacir, zıyaı öğrendiği tarihten itibaren on beş gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yerdeki yetkili mahkemeden kendisine bir belge verilmesini isteyebilir (TTK md. 82/7). Başvuru asliye ticaret mahkemesine, bulunmayan yerlerde asliye hukuk mahkemesine yapılır; dava hasımsız açılır ve mahkeme, zıyaın gerçekleşip gerçekleşmediğini topladığı delillerle değerlendirir. Sürenin kısalığı nedeniyle itfaiye raporu ya da kolluk tutanağı gibi olayı gösteren belgelerin gecikmeksizin temin edilmesi önemlidir.

Zayi belgesi alınmamışsa defterlerini ibraz edemeyen tacir, yargılamada kendi defterlerine dayanma imkânını kaybeder ve karşı tarafın defterleri üzerinden sonuç doğuran ispat kurallarıyla karşı karşıya kalabilir. Vergi incelemesinde de defter ve belgelerin ibraz edilememesi ağır sonuçlar doğurabileceğinden, zıyaın mahkeme kararıyla belgelenmesi tacir açısından en güvenli yoldur.

Elektronik Defterlerde Durum

Vergi Usul Kanunu’nun 242. maddesi, defter ve belgelere ilişkin hükümlerin elektronik defter ve belgeler için de geçerli olduğunu öngörür. Ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması hâlinde açılışta ve yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defterinin kapanışında noter onayı aranmaz (TTK md. 64/3). Elektronik defterlerde bu işlevi, Gelir İdaresi Başkanlığı sistemince onaylanan berat dosyaları görür.

Elektronik defter mevzuatı, elektronik defter ve berat dosyalarının yalnızca mükellef nezdinde değil, ikincil kopyalar yoluyla da muhafaza edilmesini öngörür. Kayıtlar zarar görür ve bu kopyalardan da kurtarılamazsa TTK’daki zayi belgesi hükümleri elektronik defterler bakımından da gündeme gelir; elektronik defter mevzuatının bu durumda öngördüğü bildirim yükümlülükleri de göz ardı edilmemelidir. Hem fiziki hem elektronik defterlerde sonuç aynıdır: Defterin delil gücü, düzenli tutulmasına, süresinde onaylanmasına ve saklama süresi boyunca erişilebilir kalmasına bağlıdır.

Bu yazı Ekim 2026 itibarıyla yürürlükteki mevzuata dayanır. Genel bilgilendirme amaçlıdır; hukuki görüş niteliği taşımaz.

Av. Adnan Dereli · İstanbul Barosu · Sicil 51995