Kurumdan İstenebilecek Kayıtlar

Hangi belge zorunlu, dayanağı nedir ve verilmezse ne olur.

Yatırım kuruluşundan hangi belge ve kayıtların istenebileceği, bunların hangi hükme dayandığı ve verilmediğinde ne olacağı sıkça sorulmaktadır. Bu yazı, kuruluşun kendiliğinden göndermesi gereken belgeleri, talep üzerine verilmesi gereken kayıtları, saklama yükümlülüğünü, ispat yükünü ve kayıt verilmemesinin sonuçlarını sırasıyla ele alıyor.

Hangi Düzenleme Uygulanıyor

Sermaye Piyasası Kanunu’nun 45. maddesine dayanılarak çıkarılan III-45.1 sayılı Yatırım Hizmet ve Faaliyetleri ile Yan Hizmetlere İlişkin Belge ve Kayıt Düzeni Hakkında Tebliğ, yatırım kuruluşlarının tutacağı belge ve kayıtları düzenler. Tebliğ’in 31. maddesi, bankaların da yatırım hizmet ve faaliyetleri ile sınırlı olarak bu belge ve kayıt düzenine uyacağını açıkça belirtir. Dolayısıyla aracı kurum müşterisi için de banka müşterisi için de aynı kurallar geçerlidir.

İşlem Sonuç Formu ve Hesap Ekstresi

Tebliğ’in 16. maddesinin birinci fıkrası, gerçekleşen işlemlerin müşteriye en geç gün sonunda bildirileceğini düzenler. Aynı gün düzenlenecek İşlem Sonuç Formu, alınan ve satılan sermaye piyasası aracının cinsini, miktarını, fiyatını ve müşteriye tahakkuk ettirilen komisyon ile gider karşılıklarını gösterir. Form müteselsil numara taşır ve müşteriye gönderilir ya da elektronik ortamda erişime açılır. Bu belge talep edilmeden gönderilmesi gereken bir belgedir.

Hesap ekstresi için de benzer bir yükümlülük vardır. 17. maddenin birinci fıkrası, müşteri hesabı bulunan yatırım kuruluşlarının hesap ekstresini aylık dönemler itibarıyla, ilgili dönemi izleyen beş iş günü içinde göndermek zorunda olduğunu düzenler. İkinci fıkra ekstrenin içeriğini sayar: alınan veya satılan tüm araçlara ilişkin ad, alım satım tarihi, zamanı, fiyatı ve miktarı; kuruluş nezdinde tutulan nakit, menkul kıymet ve diğer varlıklara ilişkin tüm hareketler; hesaba tahakkuk ettirilen her türlü komisyon, ücret ve vergi bu kapsamdadır. İçerik anlaşılır ve açık biçimde yer almak zorundadır.

Emir Kayıtları ve Saklama Süresi

9. maddenin birinci fıkrası, yazılı olarak alınan emirlerde emir formunun müşteri ve emri alan görevli tarafından imzalanmış bir örneğinin, talebi hâlinde müşteriye verileceğini düzenler. Dördüncü fıkra ise yazılı ve sözlü olarak alınan tüm emirlerde, müşterinin talebi hâlinde emrin alınması sırasında emir alınış numarasının verilmesinin zorunlu olduğunu belirtir. Bu iki kalem doğrudan talep edilebilir niteliktedir. 9. madde ayrıca emir formunda saniye bazında zaman bilgisini şart koşar.

Elektronik emirler bakımından 8. maddenin ikinci fıkrası, internet üzerinden alınanlar dâhil elektronik ortamda alınan emirlerde tarih, zaman ve müşteri bazında IP numarası kayıtları ile emri veren kaynağı gösteren elektronik log kayıtlarının tutulmasını zorunlu kılar. Bu kayıtlar hem emir iletimine aracılığa yetkili kuruluş hem de lehine faaliyet gösterilen kuruluş tarafından tutulur ve gerektiğinde yazılı hâle dönüştürülebilecek şekilde saklanır.

Saklama süresi de açıktır. 27. maddenin birinci fıkrası, gerçekleşip gerçekleşmemesine bakılmaksızın tüm emir formlarının, elektronik ortamda alınan emirlerin, bunlara ilişkin belgeler ile faks ve ses kayıtlarının on yıl süreyle saklanmasını zorunlu tutar; yani gerçekleşmemiş emirler de saklama kapsamındadır. Dördüncü fıkra, ihtilaflı olan belge ve kayıtların bu süreyle sınırlı olmaksızın ihtilaf sonuçlanıncaya kadar saklanacağını öngörür. Beşinci fıkra ise silinemez, değiştirilemez ve tahrif edilemez bir yapının oluşturulmasını şart koşar.

İspat Yükü Kimdedir

16. maddenin ikinci fıkrası ile 17. maddenin dördüncü fıkrası, işlem sonuç formunun ve hesap ekstresinin gönderildiğine veya erişime açıldığına ilişkin ispat yükünü yatırım kuruluşuna yükler. 8. maddenin üçüncü fıkrası, sözlü emrin varlığını ispat yükünü yine kuruluşa verir. Buna karşılık aynı maddenin dördüncü fıkrası, emir verdiği hâlde işlem gerçekleşmediğini iddia eden müşteriye emri verdiğini ispat yükü yükler. Müşteri bunu gösterdiğinde açıklama yükü karşı tarafa geçer. Bu nedenle emrin verildiğini gösteren her kayıt önem taşır.

Kayıt Verilmezse

Bu durumda Kurul’a şikâyet yolu açıktır. Kanunun 89. maddesi, denetimle görevlendirilen personelin elektronik ortamda tutulanlar dâhil tüm kayıtları incelemeye, bunlara erişimin sağlanmasını istemeye ve örneklerini almaya yetkili olduğunu düzenler; ilgililer bu istekleri yerine getirmekle yükümlüdür. 90. maddenin birinci fıkrası ise kendilerinden bilgi istenen kişilerin, gizlilik ve sır saklama hükümlerini ileri sürerek bilgi vermekten imtina edemeyeceklerini açıkça belirtir. Müşteriye verilmeyen kayıt, şikâyet üzerine Kurul’a verilmek zorundadır.

Bunun yanında Kanunun 103. maddesinin birinci fıkrası, bu Kanuna dayanılarak yapılan düzenlemelere ve Kurulca alınan kararlara aykırı hareket edenlere idari para cezası verilmesini öngörür; belge ve kayıt düzenine aykırılık bu kapsamdadır. İkinci sonuç ispat alanındadır. Kayıt sunulmadığında, kuruluş kendi üzerindeki ispat yükünü yerine getirmemiş olur. Kaydın on yıl saklanması zorunlu olduğundan, elde bulunmadığı yönündeki açıklama kendi başına bir aykırılığa işaret eder. Kaybolma riski varsa mahkemeden delil tespiti istenebilir.

Başvuruda Yazılacaklar

Talep yazılı yapılmalı ve kayıt numarası alınmalıdır. Dilekçede istenen kalemler tek tek sayılmalı, hangi hükme dayanıldığı belirtilmelidir. Emir formu örneği ve emir alınış numarası için 9. maddenin birinci ve dördüncü fıkraları, işlem sonuç formu için 16. madde, hesap ekstresi için 17. madde anılır. Kayıtların saklanması bakımından 27. maddenin birinci, dördüncü ve beşinci fıkralarına atıf yapılması yerinde olur.

Bu yazı 5 Ekim 2026 tarihindeki karar ve duyurulara dayanır. Genel bilgilendirme amaçlıdır; hukuki görüş niteliği taşımaz.

Av. Adnan Dereli · İstanbul Barosu · Sicil 51995